Vous participez à une rencontre enregistrée

Cette page s'adresse à vous, la personne dont la voix, le nom ou l'image peuvent être captés pendant une rencontre enregistrée avec Revoir. Elle vous informe, au moment de la collecte, comme le prévoit l'article 8 de la Loi 25.

Revoir est un outil qui transforme un enregistrement de rencontre en compte rendu structuré. Il n'est pas le responsable de votre enregistrement : c'est l'organisation qui vous a invité qui l'est. Cette page vous dit quoi, comment, pour combien de temps, et à qui vous adresser.

1. Qui enregistre, et pourquoi

L'organisation qui vous a invité est responsable de l'enregistrement. Son nom figure dans l'invitation que vous avez reçue. Elle enregistre la rencontre pour en garder un compte rendu fidèle : un résumé, les points discutés, les décisions et les suivis.

Revoir est l'outil qu'elle utilise pour produire ce compte rendu. Au sens de la loi, Revoir agit comme sous-traitant de cette organisation : il traite l'enregistrement pour son compte, selon ses instructions, et ne s'en sert pas à d'autres fins.

2. Ce qui est collecté

• Votre voix, pendant que vous parlez.
• Votre image, uniquement si la rencontre est filmée en vidéo.
• Le contenu partagé à l'écran pendant la rencontre, s'il y en a.
• Votre nom, s'il est fourni par la personne qui enregistre pour vous identifier dans le compte rendu.

3. Comment c'est capté

L'enregistrement provient soit d'un fichier téléversé par la personne qui enregistre, soit d'une capture faite directement sur son appareil (son écran, son micro).

Aucun robot ne se joint à la rencontre. Revoir ne fait entrer aucun participant automatisé dans votre appel : la collecte passe par la personne qui a choisi d'enregistrer, pas par un invité que vous verriez apparaître.

4. Ce qui en est fait

À partir de l'enregistrement, Revoir produit :

• une transcription de ce qui a été dit ;
• un document structuré (résumé, sujets, décisions, suivis) extrait automatiquement ;
• un index de recherche qui permet à l'organisation d'interroger le contenu de ses propres rencontres.

Revoir n'entraîne aucun modèle d'intelligence artificielle avec vos renseignements et ne les vend à personne.

5. Où c'est traité, et par qui

L'enregistrement et le document qui en est extrait sont hébergés au Québec (OVH, Beauharnois), chiffrés au repos et en transit.

Le traitement (transcription, extraction, index) fait appel à des sous-traitants spécialisés, ce qui peut impliquer un transfert hors Canada, encadré conformément à la Loi 25 :

• Google (Gemini) - extraction du document structuré, traitement aux États-Unis.
• OpenAI - calcul de l'index de recherche.
• Speechmatics - transcription de l'audio. La tâche de transcription, qui contient l'audio soumis, est supprimée chez le fournisseur une fois la transcription obtenue.

La liste complète des services et la façon dont ils sont encadrés figurent dans la politique de confidentialité de Revoir.

6. Combien de temps c'est conservé

Par défaut, l'enregistrement et le document extrait sont conservés aussi longtemps que le compte de l'organisation existe. L'organisation peut définir une durée de conservation, en jours, au terme de laquelle ils sont détruits automatiquement.

La destruction est définitive et irréversible : elle couvre le fichier, le document extrait, les images générées et l'index de recherche. Chaque destruction est consignée dans un journal (identifiant, durée appliquée, date), conservé comme preuve indépendamment des données effacées.

7. Vos droits

Vous pouvez à tout moment demander :

• l'accès aux renseignements qui vous concernent ;
• leur rectification s'ils sont inexacts ;
• le retrait de votre participation à l'enregistrement ;
• la suppression de vos renseignements.

Adressez d'abord ces demandes à l'organisation qui a enregistré la rencontre: c'est elle la responsable, et son nom est dans votre invitation. Lorsque la demande passe par l'outil, Revoir agit en relais et l'exécute pour le compte de cette organisation.